„Das erste Mal…“

Summary: Im Artikel geht es um das erste  „All-Team-Meeting“ nach Corona, die damit verbundene Rolle und Aufgaben für die Führungskraft, Tipps zur Vorbereitung sowie Ideen für einen Leitfaden/Ablauf

 

Es ist viel passiert – das höre ich von allen Teams, mit denen ich gerade arbeite. Digitalisierung, Veränderungen sowohl in der Meetingkultur als auch der Arbeitskultur zu Hause, Umstrukturierungen und Change-Projekte und alles Online, neue Mitarbeiter:innen ohne pers. Kontakt im Unternehmen, Liegengebliebenes, Unklares, unterschiedliche Vertrauenslevel…

Durch das Fehlen von schnellem Austausch am Rande von Präsenzmeetings sind Infos verloren gegangen oder Befindlichkeiten konnten nicht rasch besprochen werden. „Leading by Walking“ ging nicht. Das schnelle 1:1 und vieles andere blieb auf der Strecke.

Und jetzt treffen wir uns alle…

Nach langer Corona-Zeit wieder ein gemeinsames (erstes) Teamtreffen. Das ist ein Zeichen, Projektion, Hoffnung, Freude und gleichzeitig der Ort, um Last und Belastung auszudrücken. Eben all das, was in den letzten Corona-Monaten – bzw. mittlerweile schon Jahren – zusammengekommen ist. Es geht dabei um sehr viel – Emotion.

Bei genauerer Betrachtung also eine anspruchsvolle (Führungs-)Aufgabe. Dazu biete ich dir eine Unterstützung mit drei Blickwinkeln an, die aus der Trainingserfahrung mit Teams der letzten Monate (und den 25 Jahren davor) entstanden ist.

1. Rolle, Aufgabe und Mindset für den/die „Chef:in“
2. Tipps zur Vorbereitung und Vorüberlegung
3. Ideen für einen Ablauf/Leitfaden

 

1. Rolle, Aufgabe und Mindset für den/die „Chef:in“

Der/die Leader:in sollte dazu seine Rolle, die Aufgabe darin und vor allem das eigene Mindset im Hinblick auf „das erste Mal“ prüfen und gut verstehen. Wenn ich als Führungskraft wieder mehr Präsenz meiner Mitarbeiter:innen wünsche, dann sollte das erste Treffen auch positiv belegt sein, um die Kraft des persönlichen Miteinanders zu erleben und daraus Energie zu tanken. Dazu ist es notwendig von vielleicht bekannt-gewohnten Strukturen früherer Präsenzmeetings wegzukommen: Der/die Chef:in spricht zu 80%, PowerPoint läuft und der Rest hört zu. Es braucht mehr: Die Mannschaft miteinander in Gespräche/Austausch zu bringen, Denn genau das hat gefehlt. Das Teamtreffen hat darüber hinaus einen ganz besonderen Zweck: Hoffnung geben.

„Ein:e Leader:in ist immer ein Dealer in Sache Hoffnung“ (Napoleon Bonaparte).

Das trifft es genau. Und exakt darum geht es auch in einem (ersten) Präsenzmeeting.  Die Bandbreite an Wünschen und Hoffnung ist dabei sicher groß. Egal wie lange das Zeitbudget ist und was die Agenda inhaltlich umfassen muss. Es gibt einen klaren Pflichtteil und auf den beziehe ich mich hier.

Alle haben gekämpft und ihre persönliche, sowie die gemeinsame Corona-Schlacht gemeistert. Das hat viele Emotionen aktiviert: Frust, Erschöpfung, Leid, Freude, Hingabe, Mut, Flexibilität, Stolz… Diesen „Kampf“,  die Wunden und Erfolge zu würdigen und zu wertschätzen, das ist „Leaderpflicht“. Und es genügt nicht, dass in einem Onlinemeeting mal so mit ausgedrückt und sich bedankt zu haben – nein, das reicht auf gar keinen Fall. Der/der Chef:in muss das immer wieder und mit allem ihm/ihr möglichen  positiven Emotionen würdigen. Um das zu verstärken eine hochwirksame Vorgehensweise unter „3. Ablauf/Ideen“.

 

2.) Tipps zur Vorbereitung und Vorüberlegung

• Wenig inhaltliche Fachthemen in die Agenda aufnehmen
• Was müssen wir jetzt zum (hoffentlichen) Ende der pandemischen Lage neu organisieren und regeln…
• Zeitpuffer für Unvorhergesehenes reservieren, lieber ein „Reservethema“ in der Hinterhand haben, aber nicht auf die Agenda setzen
• Längere Pausenzeiten als üblich einplanen
• Auswärts durchführen
• Mit Abendessen verbinden
• Keine externen „Gäste“ in Form von Kund:innen, Lieferant:innen, Partner:innen, etc. einladen.
• Ein ganzer (Team)Tag wäre gut.
• Stuhlkreis ohne Tische
• Agenda mit Hinweis auf wenig Inhalt und mehr „wir im Austausch…“
• Vorab mit informellen Führer:innen einen Austausch machen, auch um diesen Personenkreis einzubeziehen und deren Meinung aufzunehmen, sowie zu überzeugen, dass das Positive viel Platz benötigt.

Als «Chef:in» aus dem Austausch mit den informellen Leader:innen eine Liste zusammenstellen, was alles klasse, war, stolz gemacht hat, sich gut entwickelt hat, Flexibilität forderte. Also die kleinen und großen «Taten» der Teammitglieder aus der Corona Zeit.

Diese Liste ruhig wiederholt lesen, erweitern und mit konkreten Beispielen füllen, die zeigen, was erreicht wurde. Wichtig: Die Liste bleibt im Teammeeting zunächst in der Tasche! Ideal ist es, wenn all das von den Teilnehmer:innen selbst kommt. Der/die «Chef:in» macht dann nur Ergänzungen oder bestätigt, vertieft noch Punkte. Die sonst übliche Ergebnisorientierung und „to-do-Pläne“ klein halten. Kern ist, wieder „zusammen-kommen“, miteinander reden, quatschen und auch, dass neue Mitarbeiter:innen (zum ersten Mal) die Kolleg:innen life sehen und kennen lernen. Das mag sich als Agenda etwas dünn anhören, trifft aber das Bedürfnis. Kern ist das Teaming, das lange Zeit „life“ wenig gelebt werden konnte.

Themenfelder als Anregung

• Es könnten hier auch Fragen diskutiert werden, die rund um Zusammenarbeit, Homeoffice, Büropräsenz/Büroorganisation, …anstehen. Dazu ist das Interesse groß und die Bedürfnisse unterschiedlich. Ein «gefragt werden» ist hilfreich.
• Danke sagen – Wertschätzung und Anerkennung geben, und zwar genau «wofür». Je differenzierter, desto besser
• Hoffungsvoller Ausblick – wo geht es hin…
• Stolz und Bedauern
• Team-Lernprojekt mit Spaß und Reflexion

SPEZIALTIPP, den ich von einem Teilnehmer erhalten habe: Sammle Anekdoten/Stilblüten , aus Mails von ganz am Anfang der Pandemie. Kurze Beispiele, wie  sich das Team (und du) möglicherweise  als gefühlte „0-Checker“  angestellt haben.  Wie viele online-Meetings hattet ihr? Einfach eine paar „Corona“-Daten nennen, um die Fülle und das Lernen, das stattgefunden hat, aufzuzeigen.

 

ABER: Viele Mitarbeiter:innen haben es sich zu Hause gut eigerichtet und wollen aus ganz unterschiedlichen Gründen nicht mehr zu Präsenz zurück. Über 1,5 Jahre hinweg hat sich der Schock zu Beginn des erzwungenen Corona-Change in eine neue Gewohnheit gewandelt. Und von dieser wieder zurück stößt nicht bei allen auf Begeisterung.

Klare Meinung: 100% Homeoffice ist keine Option: Teamspirit, Kultur, Identität, Zugehörigkeitsempfinden, Miteinander, kleine Gesten, eben ein Team sein. Das geht aus meiner Sicht nur Präsenz, sofern nicht ein Kontinent dazwischen liegt. Darüber darf der/den Chef:in keinen Zweifel lassen, dass er das so haben will. Empfehlung: Einen Tag pro Monat, an dem das gesamte Team anwesend ist und sich alle (verpflichtend) im Office treffen. Was intensiven Austausch im Team erfordert, ist, wie das neue hybride Arbeiten künftig organisiert und gestaltet werden soll. Dabei glaube ich an 50:50 + 20 Tage Arbeiten aus dem Ausland, was eh nur ein kleiner Teil wahrnehmen wird.

Und: Wenn von 10 Mitarbeiter:innen zwei laut und deutlich (noch) mehr Homeoffice fordern, darfst du das nicht als Zeichen von Mehrheit deuten. Das kannst du nur herausfinden, wenn du die Meinung aller einholst. Auch darüber im Vorfeld mit informellen Führer:innen sprechen, um ein Stimmungsbild zu erhalten und mit dem abgleichen was dir wichtig ist. Damit „Büro“ wieder attraktiv wird sollte eben der Teamtag schon Freude machen, anders sein und Lust auf (wieder) mehr „Büro“ machen.

 

3. Ablauf – Ideen zur Vorgehensweise

Zu Tipps für eine gesamten und in sich stimmigen methodisch/didaktischem „Fahrplan“ müsste ich das Team und die Konstellation kennen. Deshalb ein paar Ideen für verschiedene Phasen:

Übung zum Einsteigen:

Vorbereitungsaufgabe: Jede:r soll seinen Schlüsselbund mitbringen.

Anwärmübung: Jede:r erzählt was an seinem Schlüssel hängt – da gibt es meist lustige Geschichten dazu… Durchführung entweder im Plenum, einer nach dem anderen, oder wenn die Gruppen größer 8 Pers. ist dann beispielsweise in  mehrere Vierer-Gruppen aufteilen, Witzig: Alle Schlüssel liegen am Schluss in der Mitte. Eine Person geht zu den Schlüsseln, alle schließen die Augen. Ein Schlüssel wird geschüttelt und jeder rät mit, ob es der Eigene ist…

Den Schlüssel als Symbol/Metapher für mögliche weitere Fragen nutzen:

• „Was war mein/unser Schlüssel, für einen guten Umgang mit „Corona“ – welche Verhaltensweisen haben uns besonders geholfen?
• Welche Türen haben wir entdeckt und aufgeschlossen?
• Worauf wir als Team stolz sind, was uns allen gelungen ist und wir am Anfang gar nicht gedacht hätten…
• Welche Schwierigkeiten wir überwunden, oder mindestens angegangen sind…
• Worauf ich persönlich besonders stolz bin…
• Was wir gewonnen haben…

Welche Türen waren uns auch zwangsweise die 1,5 Jahre verschlossen und sollten wir jetzt wieder aufschließen, weil wir etwas vermisst haben (wichtige Frage, um auch «Büro» wieder attraktiver zu machen)?

Die genannten Fragen rund um die Corona-Zeit können einfach ins Plenum gestellt werden. Oft sind solche Runden auf Dauer ermüdend, vor allem wenn die Teams größer sind oder mehrere Fragen zu beantworten sind. Deshalb eine zielführendere Methode: Kleingruppen zu Dritt bilden (hängt auch von der gesamten Teamstärke ab). Und die Fragen dort beantworten lassen. Die Ergebnisse als „summary“ auf Kärtchen oder besser auf ein Flip-Chart-Blatt notieren lassen. Dann stellt ein:e Gruppenvertreter:in das Ergebnis vor.

Die Frage nach „worauf ich persönlich besonders stolz bin…“ je auf ein Kärtchen notieren und dann an eine Pinnwand hängen (oder falls nicht vorhanden große PostIt´s besorgen – gibt´s bis fast auf DIN A4 Größe). Das liest dann jeder vor und heftet an die Wand… Darüber anschließend gemeinsam ins Gespräch kommen und das „Gute“ würdigen.

 

Als „Chef:in“ hast du in dieser Phase folgende Aufgabe

Nimm deine Liste (siehe 2. Tipps zur Vorbereitung und Vorüberlegung) und gleiche die Ergebnisse aus dem Team mit deiner Liste ab. Wenn etwas fehlt, ergänze jetzt. Wenn alles aufgeführt sein sollte, bestätige, nenne Beispiele, die die Aussagen untermauern – erlaube dir Emotionalität und drücke aus, dass du all das wahrgenommen hast und sage, wie es dir dabei geht und welche Gefühle du empfindest. Und: Arbeite jetzt Einstellungen und Verhaltensweisen heraus: Viele werden beschreiben/erklären was sie gemacht haben. In deiner Rolle als Moderator:in kannst du jetzt nach dem „Warum“ nachfragen.

Zum Beispiel: Ja, das ist dir/uns gut gelungen. Die Frage ist jetzt: „Weshalb?“ Also welche Eigenschaften, Verhaltensweisen, Einstellungen etc. haben sich gezeigt und besonders geholfen. Hier fasst du dann all das zusammen was an menschlichen Qualitäten positiv gewirkt hat. Und du kannst den Bogen weiterspannen: Was wir geschaffen und gemacht haben wussten wir vorher nicht. Wir haben bewiesen, dass wir Veränderung meistern können, ohne eine Blaupause, Vorlage, oder der Vorlage von Anderen…

Das ist die eigentliche Zukunftsbotschaft und – Zuversicht: Wir können es – mit allen aufs und Abs, egal was noch kommt wir kriegen es hin (auch wieder ein Stück „mehr Büro“)… Es geht aber nicht allein, wir brauchen uns. Und je nach deiner Zielrichtung: Auch hervorheben was wieder mehr passieren sollte und vor allem WARUM das wichtig ist.

 

 

Übung: zum Abschluss – positives Feedback

Mögliche Fragen für diese Feedbackrunde.

• Wofür ich dir persönlich danke sagen möchte…
• Welche gute Eigenschaft an dir (meine Vermutung) dir in der Corona-Zeit besonders geholfen hat (und evtl. auch uns hier im Team) …

Methode:

Jede:r Anwesende schreibt für seine beiden links und rechts im Kreis sitzenden Kolleg:innen je eine Pinnwandkarte mit der Antwort auf eine bestimmte Frage. In diesem Beispiel wären vier Kärtchen zu schreiben. Nach dem Schreiben stehen alle gemeinsam auf, suchen sich eine der vier Personen, für die sie eine Karte haben und erzählen der Person was darauf steht (und noch ein bisschen mehr als Erläuterung, ein konkretes Beispiel etc…), übergeben die Karten und erhalten ebenso ein zurück. Dann schwärmen beide wieder aus und suchen sich noch die Kolleg:innen, für die sie auch Kärtchen haben.

Es sind also alle gleichzeitig in Paaren im Gespräch. Evtl. entstehen kurze Wartezeiten, weil die Person, die ich noch brauche, gerade in einem anderen Gespräch ist. Die Fragen und Antworten sollen also positiv ausgerichtet sein. Diese Übung schafft Dynamik, bringt Energie, alle sind gleichzeitig in Aktion und haben einen positiven Blickwinkel ausgerichtet.

 

Und zum Schluss…

Wenn du dich als Chef:in von Struktur/Methodik und Ablaufplanung entlasten willst, oder evtl. „Custom Made“ Ideen haben möchtest. Für diese Themen lebe und arbeite ich seit über 26 Jahren. Das ist für mich Beruf und Berufung in einem. Ich unterstütze dich gerne über das hinaus, was ich hier geschrieben habe.

 

Stefan Pentenrieder | www.pentenrieder.info